El uso de estos equipos en las empresas podría hacer vulnerables datos confidenciales
Guadalajara, México (Mayo 2010).- Si las fotocopiadoras hablaran, sería difícil conservar un secreto. Frente a sus metafóricos ojos desfilan documentos de todo tipo, y si haces un inventario de todo lo que has fotocopiado últimamente es muy probable que la lista incluya información bancaria, secretos de negocios o algún otro tipo de información privada.
En estos tiempos en los que todo está computarizado, es probable que hayas oído que las fotocopiadoras recuerdan más de lo que conviene... Más específicamente, que hay formas de hacer que la máquina vuelva a imprimir documentos que copiaste hace días o semanas. ¿Qué tan cierto (y qué tan preocupante) es eso de que la fotocopiadora tiene memoria de elefante?
Este rumor resultó particularmente fácil de confirmar: Ésta es una de esas historias que el público descubre y vuelve a olvidar periódicamente, pero los fabricantes de fotocopiadoras lo han sabido y anunciado desde el principio. Como es posible comprobar en una rápida visita a los sitios web de fabricantes como Xerox, Canon, Sharp o Ricoh, la gran mayora de las fotocopiadoras fabricadas en este joven milenio están equipadas con un disco duro que puede almacenar el material fotocopiado... El único misterio en el caso de este rumor, es el misterio de por qué esa función de las fotocopiadoras no es más conocida. (Hipótesis: Porque nadie lee la letra pequeña de los manuales.)
Esta potencial amenaza a la seguridad de la información volvió a la atención pública como resultado de una investigación realizada por la CBS de los Estados Unidos en abril del 2010. Tras comprar cuatro copiadoras al azar en una tienda de suministros de segunda mano para oficinas, los investigadores descubrieron que las dos primeras habían pertenecido a la policía, la tercera a una compañía constructora, y la cuarta a una aseguradora. Los discos duros de las cuatro máquinas almacenaban documentos confidenciales que habían sido copiados por los propietarios originales: La primera almacenaba reportes de delitos sexuales, con los nombres de las víctimas claramente legibles. La segunda pertenecía a la división anti-narcóticos y contenía información sobre los objetivos de múltiples redadas. La tercera guardaba 95 páginas de recibos de nómina, y la cuarta, 300 páginas de historiales médicos.
Y si es tan peligroso, ¿por qué le ponen los fabricantes un disco duro a las fotocopiadoras?
Porque aumenta la eficiencia y la funcionalidad del equipo: Las fotocopiadoras modernas también actúan como scanners e impresoras, envían faxes, modifican y reorganizan documentos al vuelo y mantienen la cuenta de quién mandó imprimir qué cosa para que los de contabilidad puedan descubrir quién se está gastando todo el papel.
Por otra parte, la memoria de las fotocopiadoras no necesariamente es tan peligrosa como la investigación de la CBS hará pensar.
"Es muy difícil extraer esta información, tenemos trabajando con esta tecnología dos generaciones, esto es aproximadamente ocho años", señaló Claudia Oropeza, gerente de producto para el equipo de oficina y mediana empresa de Xerox México. "La seguridad de esa información es un requerimiento básico solicitado por el gobierno de los Estados Unidos".
Sacarle el disco duro a una máquina desprotegida requiere tiempo y conocimiento técnico, y es necesario usar software forense, que a su vez debe correr durante varias horas para extraer la información... Información, por cierto, que no habría estado ahí si los propietarios originales del equipo hubieran tomado las precauciones adecuadas.
"Una de las medidas que tenemos es la sobreescritura del disco. Es algo opcional porque no todos los clientes lo requieren", explicó Héctor Enríquez, gerente de producto para el equipo de producción de Xerox México.
En una máquina con esta funcionalidad, los archivos se eliminan y sobrescriben inmediatamente después de que se realiza la impresión. Dependiendo del nivel de seguridad requerido por el usuario, también hay modelos en los que el disco duro puede extraerse para resguardarlo en un lugar seguro y para los casos en los que resulta crucial mantener la confidencialidad de la información, los documentos provistos por Xerox recomiendan incluso extraer y destruir el disco duro. Entre otras opciones de seguridad enumeradas por Enríquez se cuenta el uso de microtextos, de tintas visibles sólo en el infrarrojo o el ultravioleta, y de técnicas de impresión en que el contenido sólo se hace visible visto a través de una pantalla especial ("correlation mark").
Si bien, queda claro que el mercado empresarial tiene muchas medidas para proteger su información, el caso del usuario doméstico que simplemente quiere ir a la papelera para sacar unas copias es más complicado.
Una solución potencial sería preguntarle al encargado si su máquina cuenta con alguna de estas medidas, aunque en realidad es poco probable que el operador lo sepa.
Conclusión
El rumor es verdadero, pero el proceso de extracción no es sencillo y se ve frustrado si las empresas que manejan información confidencial toman las medidas adecuadas.
Por otra parte y poniendo las cosas en perspectiva, el riesgo es probablemente equivalente al que había en la era de las máquinas de escribir.
Según la leyenda, la KGB se enteraba de los secretos de estado examinando la cinta usada de las máquinas de la embajada estadounidense. Las tecnologías cambian, pero los mitos se repiten. |
